Warum Microsoft-Word-Dokumente ungeeignet sind zum Drucken und versenden per E-Mail.

Warum Microsoft-Word-Dokumente ungeeignet sind zum Drucken und versenden per E-Mail.

Microsoft-Word-Dokumente sind ungeeignet zum Drucken oder versenden per E-Mail.

Microsoft-Word-Dokumente sind ungeeignet zum Drucken oder versenden per E-Mail.

Seit vielen Jahren schon ist MS-Word das am meisten benutze Schreibprogramm. Auch wenn Open-Office immer mehr neue User bekommt, bleibt das Microsoft Word noch immer das bekannteste Programm und oft das einzige was viele Leute kennen. Sie nutzen es zum Schreiben von einfachen Briefen über Diplomarbeiten bis hin zum Entwerfen von Flyern und Plakaten.

Es kommt daher oft dazu, dass uns Kunden ihre Druckdaten als „.doc“-Dateien (so nennt sich das Format von Microsoft-Word, bzw. „.docx“ seit 2007) zuschicken oder auf einem USB-Stick mitbringen.  Das Format wird daher für eine Verwendungsart genutzt für die es eigentlich nicht vorgesehen war.

Warum das MS-Word Format nicht für das weitergeben an andere geeignet ist:

  • MS Word (sowie auch andere MS-Office Programme) werden nicht für jedes Betriebssystem angeboten. Daher kann auch nicht jeder die Datei öffnen.
  • Alternative Schreibprogramme können MS-Word Dateien nicht immer korrekt öffnen und anzeigen oder bearbeiten.
  • Microsoft Word ist nicht gleich Microsoft Word! Von Zeit zu Zeit ändert Microsoft das „doc“-Format wie z.B. seit Version 2007 sogar in ein komplett neues „docx“-Format. Dieses führt dazu das ältere Programmversionen die Dateien oft nicht öffnen können oder nicht korrekt anzeigen können.
  • Bilder werden in MS Word nicht richtig abgespeichert. MS Word nimmt dem Bild die ICC-Farbprofile (also quasi das Rezept wie die Farben im Bild zusammengesetzt sind). Dieses führt oft dazu, dass Bilder beim Ausdrucken nicht mehr so aussehen wie auf dem Bildschirm, oder wenn Sie es direkt von der Original-Datei drucken.
  • Der Wichtigste Punkt aber ist: MS-Word passt jede Datei „heimlich“ an die individuelle Druckereinstellung bei Ihnen zu Hause oder auf der Arbeit an. Dieses führt dazu, dass ein Word-Dokument auf zwei verschiedenen Computern, selbst bei gleicher MS-Word Version, unterschiedlich aussieht. Da wir Ihr Dokument ja nicht kennen, wissen wir auch nicht ob sich etwas verändert hat beim Öffnen von an uns gesendeten MS-Word Dateien.

Fazit:

Das MS-Word-Format (egal ob „doc“ oder „docx“) ist eigentlich nicht geeignet für den Datenaustausch per Email, CD, USB -Stick oder anderer Methoden. Wir empfehlen daher immer die Dateien im „pdf“-Format zu speichern. Im Gegensatz zu MS-Word ist der Adobe-Acrobat-Reader kostenlos für jeden erhältlich und für fast jedes Betriebssystem. Die Formatierungen und das Layout bleiben auf jedem System erhalten.

Zwar gibt es beim „PDF“-Format auch verschiedene Versionen und Einstellmöglichkeiten, aber das ist ein anderes Thema. Dennoch gibt es zwischen den Versionen keine Layout-Änderungen.

Für all diejenigen unter Ihnen die noch immer nicht ganz überzeugt davon sind, dass Microsoft Word Dateien nicht für das Versenden per E-Mail an andere geeignet ist, haben wir hier noch ein paar weitere Fakten die eindeutig dagegen sprechen, Dateien im MS-Word-Format weiterzugeben.

  • Bearbeitungsschritte die Sie in MS-Word gemacht haben werden mit in der Datei gespeichert. Wenn Sie nun das Dokument an jemanden weitergeben, könnte dieser problemlos alle Änderungen die Sie im Dokument gemacht haben wieder Rückgängig machen. Gerade bei Verträgen, Angeboten usw. könnte dieses böse Folgen haben. Stellen Sie sich einmal vor, Ihr Geschäftspartner könnte so die Angebotszahlen und die Adresse eines anderen Kunden zu sehen bekommen.
  • Immer häufiger wird auch Programmcode in MS-Word Dateien gespeichert (Makros). Diese dienen normalerweise dazu Arbeitsschritte zu automatisieren oder zu vereinfachen. Leider nutzen Vieren diese Schnittstelle um das Computersystem zu schädigen. Immer häufiger werden E-Mails mit MS-Word Dateien von Trojanern und Makrovieren versendet. So kann das Einfache öffnen einer MS-Word Datei schon ihren Computer schädigen. Achten Sie daher auch immer auf einen aktuellen Vierenscanner, der auch Ihre E-Mails prüft.
  • Ein weiteres Problemchen ist, dass Microsoft-Word Dateien schnell sehr groß werden, also viel Speicherplatz benötigen. Der eigentliche Text in der „doc“-Datei ist nur ein Bruchteil der darin gespeicherten Informationen. Auch wenn unsere Festplatten mitlerweile oft mehr als genug Speicherplatz zur Verfügung stellen, gibt es noch immer viele Internet-Nutzer die nur eine langsame, oder noch gar keine, DSL-Verbindung haben. Für diese sind große E-Mail Anhänge oft sehr ärgerlich, da die Ladezeiten oft mehrere Minuten betragen. Besonders, wenn man noch andere, möglicherweise wichtigere Emails erwartet.

Viele dieser hier aufgeführten Probleme sind nicht alleine die von MS-Word. Sie beziehen sich auf fast alle sogenannte „offene“-Dateiformate. Also alle Dateien die Sie nach dem Öffnen weiter bearbeiten können. Darunter fallen z.B. auch alle Office Programme von Microsoft oder Open-Office, MS-Works, WordPerfect, usw.

Sicher stellt sich nun die Frage: Welches Format kann man den nun weitergeben?

Welches Format kann man den nun weitergeben?

Welches Format kann man den nun weitergeben?

Das gängigste und Beste Format bleibt in unseren Augen noch immer das PDF-Format. Aber sie können natürlich auch die ganze Seite als Bild (z.B. JPG-Format) speichern. Der Nachteil daran ist, dass es oft mehr Speicher benötigt und der Text für Behinderte die ein Bildschirmlese-Programm nutzen nicht lesbar ist. Sie sollten dieses daher nur verwenden, wenn Sie z.B. Flyer oder Einladungen erstellt haben die sowieso schon viele Bilder enthalten. Es gibt selbstverständlich noch einige andere Möglichkeiten, je nachdem wie der Inhalt der Datei später verwendet werden soll, aber auf die gehen wir hier an dieser Stelle jetzt nicht näher ein.

Zuhause können Sie selbstverständlich weiterhin MS-Word verwenden und die Dateien auch weiterhin als MS-Word Format („doc“-Datei oder „docx“-Datei) speichern.  Nur wenn sie die Datei an andere oder speziell an uns zum Drucken weitergeben, sollten Sie diese als PDF-Datei speichern. Achten Sie darauf, dass sie PDF-Dateien so erstellen, dass Sie für den Druck geeignet sind. Oft sind die Standardeinstellungen für das Versenden per E-Mail vorgesehen. Dabei werden Bilder oft stark komprimiert und mit einer geringeren Auflösung abgespeichert. Mehr Informationen zum PDF-Format finden Sie z.B. in unserem Service-Bereich oben im Menu.

 

5 Kommentare

Trend Spots Veröffentlicht am11:08 - 22. Mai 2011

Kostenlos PDF Dateien erstellen/convertieren/zusammenführen…

Heute möchte ich euch ein kostenloses Tool vorstellen, welches PDF Dateien erstellen kann. Mit dem PDF24 Creator (Freeware Version) könnt Ihr via “Drag and Drop” einfach PDF Dateien erstellen oder auch zusammenführen…….

C&P Newsletter vom 20.05.2010 – Blog Artikel – Copy & Print Weilburg – Veröffentlicht am23:04 - 9. Juli 2011

[…] Warum Microsoft-Word-Dokumente ungeeignet sind zum Drucken und versenden per E-Mail. […]

Adrian Flyer Veröffentlicht am14:32 - 2. August 2011

Pdf ist immer das Maß der Dinge! Aber ich hab auch schon bewerbungen abgesendet die meine PDF nicht öffnen konnten ;0

    Copy & Print Weilburg Veröffentlicht am14:05 - 3. August 2011

    Wenn PDF Dateien nicht geöffnet werden können, dann wurden Sie nicht richtig erstellt. Am sichersten ist immer PDFs zu erstellen die ab Adobe Reader 6 oder 7 schon geöffnet werden können. Man sollte bei einfachen PDFs nicht immer die höchste und neuste Version als kompatibel angeben. Daher ja auch für den Druck PDF-X3 oder PDF 1.3 – Im Grunde eine ganz alte Version, aber die mit der Besten Kompatibilität. Die neueren Funktionen wie Multimedia in PDFs braucht man beim Drucken ja nun wirklich nicht. 🙂

Bastian Veröffentlicht am15:41 - 14. Oktober 2011

auch ich bin der überzeugend, dass man mit den .pdf dateien das beste aus seinen druckerzeugnissen herausholen kann. habe kürzlich mit dem support von adobe telefoniert und der meinte auch, man sollte seine daten per pdf in den druck geben.

Schreibe einen Kommentar

*